¿Qué es un ERP y por qué es necesario?

ERP  (abreviatura de Enterprise Resource Planning) significa planificación de recursos empresariales.

Cuando se denomina abreviatura ERP, significa software diseñado para gestionar procesos de negocio. ERP integra finanzas, cadenas de suministro, operaciones, informes, producción, personal y le permite gestionarlos.

La mayor parte de las empresas utilizan determinados sistemas de gestión financiera y procesos comerciales, pero las capacidades de este software, como muestra la práctica, se limitan a la rutina diaria o a los planes de desarrollo futuros.

Si la empresa tiene éxito, las necesidades de la empresa crecen constantemente y, en consecuencia, los requisitos para el sistema de gestión también aumentan. Para que el sistema de gestión satisfaga las necesidades cada vez mayores de la empresa, debe evolucionar con la empresa.

En este artículo, intentaremos describir los requisitos de un sistema ERP y descubrir por qué es importante tener un software que satisfaga las necesidades comerciales.

Arquitectura de sistemas ERP

Todo el mundo sabe que no existen empresas idénticas, aunque produzcan productos similares. Cada empresa, cada emprendimiento es único de alguna manera. Sin embargo, también tienen en común la necesidad de una forma confiable y eficiente de almacenar y acceder a información diversa. Este problema lo resuelve el sistema ERP.

El sistema ERP es una colección de módulos (o incluso aplicaciones individuales). Cada módulo gestiona un proceso específico: contabilidad y fiscalidad, producción, compras, ventas, procesos de personal, atención al cliente, CRM, logística de almacén, etc. Al mismo tiempo, el sistema ERP cubre los procesos principales de todas las actividades de la empresa.

Por qué un sistema ERP es esencial para una empresa

Podemos decir que el sistema ERP es una solución ideal para todos los procesos de negocio, que ayuda a tomar decisiones informadas basadas en datos y aumentar la eficiencia del negocio, y por tanto ser competitivo.

ERP cubre muchas funciones de una empresa. Éstos son algunos de los principales:

Finanzas

Con la ayuda de un sistema ERP, podrá obtener una descripción general en tiempo real del desempeño financiero desde cualquier dispositivo, ya sea una tableta o un teléfono móvil. Además, el sistema ERP ayudará a rechazar la entrada manual de datos: automatizar las tareas diarias y realizar un seguimiento del cumplimiento empresarial de los requisitos reglamentarios.

Gestión de personal

Un sistema ERP le permitirá controlar y gestionar a los empleados, por ejemplo, calcular automáticamente los salarios, realizar un seguimiento del desempeño de los empleados y, como resultado, identificar de antemano los problemas con el personal.

Producción

Un sistema ERP simplifica la comunicación empresarial, automatiza los procesos diarios y ayuda a los fabricantes a satisfacer las necesidades de los clientes mediante la gestión de datos en tiempo real. Además, el sistema ERP optimiza la gestión de proyectos y costes, y también permite la planificación de la producción.

Cadena de suministro

Las empresas donde los empleados ingresan datos manualmente y no pueden nombrar con precisión la cantidad de inventario se equiparan con prehistóricas y no competitivas. Hoy en día, con la ayuda de un sistema ERP es fácil ahorrar tiempo y dinero, ya que todos estos procesos se pueden automatizar.

Tres señales de que necesita un sistema ERP

Necesita urgentemente un nuevo sistema ERP si:

1. Las soluciones básicas obstaculizan el desarrollo

Hubo un momento en que su empresa carecía de capacidades básicas. Los tiempos han cambiado, usted ha crecido y ahora el software actual está paralizando el mercado y limitando las oportunidades de crecimiento global de su negocio.

2. Utilizas sistemas heterogéneos

Los sistemas heterogéneos no funcionan bien juntos, ¿y usted ya ha afirmado este hecho? El nuevo software de contabilidad no es compatible con el obsoleto sistema de recursos humanos y usted está cansado de perder tiempo y dinero en intentos infructuosos de integración.

3. Tu empresa no está a la altura de las expectativas del cliente.

Si el sistema de planificación de recursos no admite trabajadores o clientes móviles, es hora de cambiar a un sistema ERP. Por supuesto, podemos suponer que las inversiones en cumplimiento de las solicitudes de los clientes no darán sus frutos, trate de estar constantemente en la etapa de ahorro, pero en este caso, a falta de proporcionar al personal las herramientas necesarias para el éxito y el desarrollo, todos el personal que se precie irá a empresas competidoras.

Ventajas de los sistemas ERP modernos

Numerosos estudios demuestran que el mercado de los sistemas ERP crece año tras año. El coste de los sistemas ERP no es barato, pero esto no detiene a muchas empresas, ya que muchas entienden que el número de estaciones de trabajo es directamente proporcional al éxito de la empresa.

¿Por qué todas las empresas, desde gigantes hasta pequeñas, se esfuerzan por implementar sistemas ERP modernos?

Las principales ventajas que aporta el sistema ERP implementado en la empresa:

• Profundo conocimiento de los procesos que se desarrollan en la empresa y reducción del tiempo de respuesta a los cambios. Gracias a la consolidación de toda la información clave en un solo sistema, es posible recibir rápidamente informes de gestión sobre todos los aspectos de las actividades de la empresa en tiempo real;
• Reducción de costos mediante la introducción de procesos comerciales unificados de extremo a extremo, la automatización de tareas que requieren mucha mano de obra, la eliminación de procesos redundantes, así como la simplificación de los procedimientos de capacitación y adaptación para nuevos usuarios;
• El sistema ERP le permite consolidar operaciones y datos en un solo sistema, y ​​también garantiza la comparabilidad de los datos, la eliminación de la duplicación y la formación de una visión única de los procesos en curso para todos los participantes;
• Los sistemas ERP modernos incluyen herramientas predictivas integradas que pueden utilizarse para tomar decisiones informadas sobre los próximos pasos en el desarrollo empresarial;
• El sistema ERP le permite aumentar el nivel de seguridad de la información. Esto se logra a través de un panorama de TI uniforme del sistema ERP, que a su vez permite aumentar la seguridad del almacenamiento de datos y simplifica la tarea de restringir el acceso.

Desventajas de los sistemas ERP

Para completar el panorama, habiendo delineado las ventajas, conviene detenerse en las desventajas de cambiar a sistemas ERP modernos:

• Alto costo de implementación y propiedad. La implementación la lleva a cabo un grupo de especialistas altamente calificados en diversos campos, el costo de sus servicios en el mercado es alto.
• Altos riesgos de implementación. No se excluye una gran cantidad de dificultades en la implementación del sistema ERP. Las dificultades pueden ser las siguientes: legado en forma de características del software antiguo que deben tenerse en cuenta durante la transición, resistencia del personal debido a la necesidad de aprender a trabajar en un nuevo sistema (a la gente generalmente no le gustan los cambios), falta de personal calificado dentro de la empresa, etc. Los proyectos para la implementación de sistemas ERP en las empresas siguen siendo uno de los más riesgosos para las empresas.
• Universalidad insuficiente de las soluciones ERP. A pesar de que los fabricantes intentan que sus soluciones sean lo más flexibles y adecuadas posible para cualquier requisito empresarial, a veces es muy difícil o incluso imposible encontrar la solución adecuada que sea completamente adecuada para su negocio. Como regla general, es necesario adaptar el producto a una organización específica, lo que conlleva un incremento en el coste del proyecto.

Por qué algunas empresas tienen miedo de implementar ERP

MIEDO. Cómo estar 100% seguro de que el dinero se gastará bien y la solución ERP seleccionada será completamente adecuada para la empresa.

Para tener confianza en la elección de la solución ERP adecuada, debe elegir los socios de TI adecuados que puedan combinar de forma inteligente sus mejores procesos de negocio, proporcionando a cada empleado la misma información.

MIEDO. La sustitución completa de un sistema ERP es demasiado cara.

Piénselo mil veces antes de aceptar una solución monolítica. Opte por una solución modular que pueda personalizarse según las necesidades empresariales específicas. Con este enfoque, su empresa implementará un ERP sin tener que reemplazar completamente todo el software, sin saber si dará sus frutos.

MIEDO. Miedo a perder los sistemas actuales.

Una solución ERP no sólo debe comunicarse con los sistemas existentes, sino también proporcionar funciones para el desarrollo futuro. Por ejemplo, si gestiona las finanzas, la cadena de suministro y la fabricación en su software actual, busque una solución que agregue herramientas avanzadas de inteligencia empresarial.