Alquiler de fotocopiadoras ¿vale la pena contratar este servicio?

Si bien el mundo se está volviendo cada vez más electrónico, aún hay muchas empresas que necesitan imprimir grandes cantidades de documentos para llevar registros y realizar trámites. Pero esto representa un gran gasto, porque adquirir fotocopiadoras e impresoras no es nada barato. Por eso, ha surgido la opción de alquilarlas.

También conocido como renting de fotocopiadoras, este servicio suple muy bien la necesidad de contar con equipos para impresión y copiado de documentos sin asumir todo el gasto. Sin embargo, también tiene sus retos para algunas empresas.

Por este motivo, hay quienes se preguntan si vale la pena contratar una empresa de alquiler de fotocopiadoras o no. Si eres de ellos, te invitamos a quedarte porque vamos a analizar el asunto. Además, te daremos varios consejos para elegir un buen renting de fotocopiadoras.

¿Qué es el renting o alquiler de fotocopiadoras?

El alquiler de fotocopiadoras es un servicio en el que se contrata el préstamo de equipos de copiado e impresión a una empresa. Por lo general, son otras empresas o negocios quienes necesitan estos servicios, pero también lo hacen instituciones públicas y organizaciones privadas. 

Las empresas suelen adquirir fotocopiadoras en alquiler porque no tienen el presupuesto para comprarlas y asumir su mantenimiento y reparación. Así que establece un contrato con una empresa especializada, por varios meses o hasta años.

La empresa de renting se encarga del mantenimiento y reparaciones de los equipos, por supuesto, bajo las condiciones estipuladas en el contrato.

Ventajas de alquilar una fotocopiadora

Alquilar fotocopiadoras tiene beneficios especiales a las empresas y negocios. Veamos cuáles son:

Ahorro en costes

Comprar equipos de impresión y copiado no está al alcance de todos los presupuestos. En cambio, alquilarlos reduce considerablemente el importe necesario para contar con las máquinas. Además, en lugar de tener que hacer un solo gasto significativo, el renting da la opción de pagar por meses o trimestres.

Adquirir equipos modernos

Al buscar fotocopiadoras en alquiler verás que las empresas ofrecen equipos de última generación. Los modelos más recientes se conectan a wifi y Bluetooth, además de las diferentes conexiones alámbricas habituales. Esta es una gran ventaja porque se acorta el tiempo de espera por los documentos y se agiliza la productividad en la empresa.

Tener impresiones de calidad

El alquiler de fotocopiadoras en color permite imprimir en alta calidad y con papel de diferente grosor. Este es un excelente beneficio para empresas que trabajan con informes gráficos, fotografías o publicidad.

Los equipos son multifunción

Las fotocopiadoras modernas no solo sacan copias, también imprimen y escanean documentos para convertirlos a formatos electrónicos. Para ciertas empresas esta es una gran ventaja para enviar y recibir archivos en poco tiempo. Además, el alquiler de fotocopiadoras multifunción no es mucho más costoso que el de equipos convencionales.

El servicio es personalizado y escalable

Puedes alquilar solo las fotocopiadoras que necesitas, ni más ni menos. Gracias a esto tienes control sobre tu presupuesto y los gastos operativos. Y si en el futuro requieres más maquinaria, solo debes contratar justo las que necesites. De esta manera puedes adaptar el servicio según el crecimiento de tu empresa.

Mantenimiento y soporte incluidos

Uno de los grandes dolores de cabeza de las empresas que usan fotocopiadoras es el mantenimiento. Pero, al alquilarlas, este gasto es cubierto por la empresa de renting, así como el soporte para solucionar problemas y hasta para realizar reparaciones o sustituciones de los equipos defectuosos o dañados.

Beneficios fiscales

En algunos países, el alquiler de fotocopiadoras es deducible porque es considerado un gasto operativo, lo que para las empresas pequeñas representa una ventaja ideal para adquirir esos equipos sin salirse de su presupuesto o tener que endeudarse demasiado.

Consejos para elegir una empresa de alquiler de fotocopiadoras para empresas

Ahora que conoces las ventajas del alquiler de fotocopiadoras, es necesario que también sepas elegir una empresa de renting. A continuación, te explicaremos varios aspectos que debes considerar antes de tomar una decisión:

Fíjate en los aspectos técnicos de los equipos

Desde luego, no todas las fotocopiadoras hacen el mismo trabajo, por eso, debes estudiar las características de los equipos que ofrece la empresa de renting. En las que más debes fijarte son estas:

• Velocidad de copiado: se mide en copias por minuto (CPM). Tienes que analizar si la velocidad de copiado es suficiente para las necesidades de tu empresa.
• Capacidad de papel: la bandeja de papel debe poder almacenar una buena cantidad para no tener que reponerlo con demasiada frecuencia.
• Calidad de impresión: la resolución también varía entre equipos de impresión, por lo que debes comprobar si la calidad es la que esperas.
• Funciones extras: algunas fotocopiadoras incluyen fax, escaneo, impresión a color y diferentes conexiones. Opta por las que tengan aquellas que faciliten tu trabajo.

Busca un contrato conveniente

Las empresas de renting ofrecen diferentes contratos a necesidades similares. Por eso, busca que te ofrezcan condiciones aceptables para ti y que ayuden a que tu negocio crezca. Por ejemplo, la duración debe estar bien definida y ser adecuada al coste que tiene.

En cuanto al pago, el contrato también debe decir si será mensual o trimestral. También, si incluye servicios adicionales, recargas de tinta, de papel o capacitación para que el personal use la fotocopiadora adecuadamente.

Comprueba el servicio al cliente y soporte técnico

Por mucho que las empresas de renting de fotocopiadoras digan que son buenas, la verdad la dirán sus clientes. Así que investiga lo que dicen quienes ya han contratado a esa empresa. Puedes hacerlo en redes sociales o en foros, y si alguien conocido puede darte una referencia, mucho mejor. 

Fíjate que en el contrato esté especificado cuándo puedes solicitar el soporte técnico y cuáles son los canales de atención al cliente. Ten presente que esto será muy importante cuando tengas trabajo atrasado por un algún desperfecto de una máquina y la empresa de renting no responda bien a la solicitud de ayuda. 

Con estas tres ideas en mente, ya puedes empezar a analizar las diferentes opciones que hay en el mercado para alquilar fotocopiadoras para empresas.